سفر خود را از جلسات راه دور انجام دهید

غلبه بر لمس شخصی جلسات رو در رو دشوار است ، اما یک استراتژی تلفنی تلفنی برنامه ریزی شده می تواند هزینه های جلسات شما را با حفظ فضای جلسات مشارکتی و آموزنده به طرز چشمگیری کاهش دهد.
با این حال ، مقاوم سازی تجهیزات کنفرانس تلفنی در ساختمان شما می تواند مرکز شما را در معرض برخی از خطرات معمول قرار دهد. قبل از آماده شدن برای مقاوم سازی ، اطمینان حاصل کنید که این سه مرحله را طی کرده اید.

1. گزینه های خود را بدانید
جیمز دارنل ، متخصص فن آوری در اشمیت دانشیار در ایندیاناپولیس ، می گوید ماهیت مشاغل شما بهترین راه برای تعیین اینکه کدام سیستم از راه دور کنفرانس مطابق با نیازهای شماست ، می باشد. به عنوان یک قاعده کلی ، اگر شما هرگز نیاز به اشتراک گذاری محتوای بصری ، مانند فیلم ها ، ارائه پاورپوینت یا توانایی دیدن همکاران خود را دارید ، به قابلیت فیلمبرداری نیاز دارید.
این می تواند به شکل صفحه های متعدد در محوطه کنفرانس هر دانشگاه باشد ، یا می تواند به سادگی وب کم های ارزان قیمتی باشد که برای رایانه های کارمندان جداگانه اختصاص داده شده است. برای آزمایش کنفرانس تلفنی بدون هزینه اولیه ، ابتدا گزینه های کم هزینه تر را امتحان کنید ، مانند کنفرانس صوتی پایه یا کنفرانس ویدیویی با وب کم.
گوردون داربی ، مدیر عامل در COMgroup ، که سیستم ها و شبکه های از راه دور کنفرانس را طراحی و برنامه ریزی می کند ، می گوید: “در آخر ، آنچه شما می خواهید انجام دهید این است که تجربه کاربر را به اندازه کافی خوب کند تا در واقع از آن استفاده کنند.” “اگر هدف کاهش سفر یا ارتقا collaboration همکاری بیشتر با چندین دفتر یا فروشنده باشد ، و این را نمی گیرید زیرا راه اندازی آن سخت بود ، استفاده از آن دشوار بود یا کیفیت پایین ، در پایان سفر می کنید یا همه به آنجا مراجعه می کنند به هر حال جلسات حضوری است. “

2. بازیکنان اصلی را درگیر کنید
هنگامی که گزینه های فناوری را جستجو می کنید ، از افرادی که پس از تکمیل سیستم از آنها استفاده می کنند ، بازخورد بگیرید. داربی می گوید با مدیران بخشهای دیگر ملاقات کنید تا مشخص کنید به چه ویژگی هایی نیاز دارید و از نزدیک با بخش IT همکاری کنید تا اطمینان حاصل کنید که شبکه موجود قادر به پخش فیلم های با کیفیت بالا است.
Darnell اضافه می کند ، از کارمندان دعوت کنید تا در مورد نیازهایشان برای شما ایمیل ارسال کنند یا یک نظر سنجی را پخش کنند. ناخن زدن روی جزئیات ، ایده واقع بینانه تری از هزینه های شما به شما می دهد.
دارنل می گوید: “شما همیشه نمی توانید هر کاری را که همه دوست دارند انجام دهید.” “اگر به دنبال صرفه جویی در هزینه هستید ، سیستمی را بسازید که مقیاس پذیر باشد. سپس ویژگی ها می توانند به مرور زمان افزایش پیدا کنند.”
در مرحله بعد ، اطلاعات تاریخی درباره سفرهای مربوط به جلسات سالانه را جمع آوری کنید. پس انداز سالیانه را تعیین کنید و آن را با هزینه های اجرای و آموزش سیستم جدید مقایسه کنید تا به پیش بینی بازگشت سرمایه و دوره بازپرداخت کمک کند ، این امر هنگام دفاع از سیستم جدید کنفرانس تلفنی بسیار حیاتی خواهد بود.
“اگر قرار است یک دلار هزینه کنیم ، این برای سازمان چه معنایی دارد؟ آیا این دلار با روند فروش ارتباط دارد ، بنابراین فروش بیشتری خواهیم داشت؟” داربی می گوید “این می تواند به CFO برود و به آنها پس انداز دلاری سخت نشان دهد.”

3. از دام های مشترک خودداری کنید
به گفته Darnell ، به خصوص پروژه های مقاوم سازی ممکن است هنگام اجرای کنفرانس از راه دور ، مسائلی را به وجود آورند ، زیرا فضایی که می خواهید به یک اتاق کنفرانس سمعی و بصری تبدیل کنید ، با این هدف طراحی نشده است. هنگام در نظر گرفتن به روزرسانی مجدد کنفرانس تلفنی ، این عوامل را فراموش نکنید:

• آکوستیک
• اندازه اتاق
• چیدمان
• محل خروجی ها و دسترسی به برق
• دسترسی به سیستم های ارتباطی
• روشنایی

داربی می گوید: “یکی از چیزهایی که من را ترک می کند پنجره های اتاق کنفرانس است.” “مردم اشتباه می کنند مردم را در کنار پنجره هایی که قرار دارند قرار می دهند ، بنابراین من می توانم کسی را ببینم که بیرون اتاق کنفرانس راه می رود. توجه به جزئیاتی از این قبیل است.”
هر مسیری را که انتخاب کردید ، مطمئن شوید که تمام پایه های شما پوشیده شده است. جلسات شما باید به همان اندازه که بصورت حضوری برای توجیه کنفرانس تلفنی برگزار می شود ، م effectiveثر باشد.
دارنل می گوید: “در جلسات فیزیکی معمول نیست که افراد از همه افراد پیروی می کنند و ممکن است اسناد یا نقشه هایی داشته باشید که همه باید بررسی کنند.” “اگر نمی توانید این کار را در کنفرانس سمعی و بصری انجام دهید ، پس مجبور هستید به آنجا بروید و گاهی ملاقات کنید. برنامه سمعی و بصری باید کاری کند که اگر شخصاً ملاقات می کردید می توانستید انجام دهید.” ب

ژانل پنی
janelle.penny@buildings.com
ویراستار همکار BUILDINGS است.